Omenjena komisija se je med drugim odločila na podlagi študije z naslovom Ocena ekonomske upravičenosti MS EA za obdobje 2003-2005. Ob tem je državni sekretar na centru Boris Butina kot vodja delovne skupine pojasnil, da je podaljšanje pogodbe z Microsoftom ekonomsko najbolj upravičeno za tiste državne organe, ki so razvojno močno vezani na Microsoftovo programsko opremo. Teh pa ni posebej veliko.
Po dosedanji krovni pogodbi, ki jo je državna uprava sklenila z Microsoftom leta 1999 in se izteče konec letošnjega leta, lahko državni organi namreč v nedogled legalno uporabljajo vso Microsoftovo programsko opremo, ki je bila izdana do konca letošnjega leta, torej tudi Office ali Okna XP. Ta programska oprema bo po ocenah centra v naslednjih treh letih, za kolikor naj bi bila podaljšana pogodba z Microsoftom, več kot zadostna za večino državnih organov. Obenem se bo v naslednjih treh letih na trgu programske opreme po pričakovanjih strokovnjakov in tudi centra veliko dogajalo, zato je ekonomska upravičenost podaljšanja pogodbe z Microsoftom za nekatere državne organe vprašljiva.
Prava pogajanja z Microsoftom se bodo sicer začela šele prihodnje leto, po pridobitvi mnenja urada za javna naročila in neobvezujočih pooblastil s strani zainteresiranih državnih organov. Če bodo pogajanja uspešna, bo center vlade za informatiko podpisal krovno pogodbo, h kateri bodo lahko pristopili zainteresirani državni organi. Glavne prednosti takšne pogodbe v primerjavi z licenčnimi pogodbami so po besedah Butine v tem, da uporabnikom omogoča povsem legalno uporabo vseh različic programske opreme, standardizacijo in cenejšo licenčnino.
Študija ekonomske upravičenosti podaljšanja pogodbe z Microsoftom vključuje primerjavo Microsoftovega pisarniškega paketa Office, ki sicer obvladuje več kot 90-odstotni tržni delež, z nekaterimi ostalimi pisarniškimi zbirkami - OpenOffice.org, Sun StarOffice, Lotus SmartSuite in Corel Office. Ocena lastnosti in uporabnosti pisarniških zbirk je pokazala, da so tako lastnosti in uporabnost kot tudi sposobnost ponudnika za lokalizacijo zbirke in izvajanje celovite podpore končnim uporabnikom, najboljše pri Microsoftovi zbirki Office. Po ocenah mu na tem področju sledi OpenOffice.org, na tretjem mestu je Sun StarOffice, nato pa sledita še ostala dva. Glavne slabosti ostalih pisarniških zbirk v primerjavi z Microsoftovo so (ne)zagotovljenost razvoja, tehnična podpora ali slovenjenje.
Primerjava ocen celotnih stroškov lastništva proučevanih pisarniških zbirk v triletnem obdobju je prav tako v ospredje postavila MS Office in OpenOffice.org. Slednji se je stroškovno bolje odrezal po scenariju, v katerem bi prehod državne uprave na novo oz. nadgrajeno pisarniško zbirko potekal v pričakovanih okvirih. V tem primeru bi državna uprava za OpenOffice.org odštela približno šest milijard tolarjev oz. osem odstotkov manj sredstev kot za MS Office.
Če pa bi pri prehodu prihajalo do nepredvidenih težav, bi se za cenejšega odrezal MS Office. Država bi zanj tako odštela 6,7 milijarde tolarjev oz. osem odstotkov manj kot za OpenOffice.org. Vse to kaže, da je poslovenjeni OpenOffice.org zaenkrat edina resna alternativa Microsoftu. Vlada pa se bo vseeno odločila za Microsoft. Kot je pojasnil Butina, OpenOffice zaenkrat ni še dovolj zrel, poleg tega pa ne državna uprava ne lokalni ponudniki niso dovolj usposobljeni za primerno podporo in vzdrževanje tega pisarniškega paketa. Glede na to, da mora center za informatiko zagotoviti čim bolj stabilno delovanje državne uprave na informacijskem področju, je odločitev bila bolj ali manj jasna.
Podlago za študijo so predstavljali podatki iz strokovnih prispevkov, predstavitvena gradiva posameznih pisarniških zbirk, ceniki ponudnikov posameznih pisarniških zbirk, Microsoftova ponudba državni upravi, telefonske ankete, pisni vprašalniki ter številne predpostavke, ki izhajajo iz makroekonomskih napovedi, gibanja cen delovne sile, gibanja cen ponudnikov storitev informacijske tehnologije ter ocen strokovnjakov s tega področja.
Center se je za izvedbo študije odločil zaradi tega, ker je Microsoft 31. maja 2001 objavil novo licenčno politiko, ki je začela veljati 31. julija letos. S tem je namreč vplival na razmere na trgu in povzročil, da so nekateri uporabniki Microsoftove pisarniške zbirke začeli razmišljati o možnostih prehoda h konkurenčnim pisarniškim zbirkam. Takšen odziv je dodatno podkrepila tudi Microsoftova napoved, da bo postopno ukinil podporo starim različicam programske opreme.
