Plačilne liste: je vaša plača pravilno obračunana?

Sodelavci Zveze svobodnih sindikatov Slovenije (ZSSS) so minuli teden v 14 mestih po Sloveniji nudili brezplačno svetovanje vsem, ki so želeli preveriti, ali je njihova plača pravilno obračunana, ali so plačani vsi prispevki in ali prejemajo vse dodatke. Na teren smo se odpravili tudi mi in s strokovno sodelavko preverili, katere so najpogostejše napake na plačilnih listah. 

Ko prejmete obračun plače, najprej preverite, kakšna je vaša osnovna bruto plača in če se ujema z osnovno plačo v pogodbi o zaposlitvi. Treba je vedeti, da se lahko plačilne liste med sabo precej razlikujejo, a morajo vsebovati enake osnovne podatke o plači, nadomestilu plače, povračilu stroškov v zvezi z delom in druge prejemke, obračun in plačilo davkov in prispevkov za socialno varnost ter plačilni dan. 

V zgornjem delu obračuna plače so običajno najprej zapisani osnovni podatki, kot jih določa Zakon o delovnih razmerjih, lahko pa so navedeni tudi dodatni podatki, ki omogočajo večjo preglednost, kot na primer tarifni razred, plačilni razred, delovno mesto. 

"Če obstaja kolektivna pogodba dejavnosti, naj zaposleni preveri, v kateri tarifni razred spada. Kolektivne pogodbe dejavnosti v tarifnem delu namreč določajo najnižje osnovne plače, osnovne plače pa na podjetniški ravni ne smejo biti nižje od njih," je pojasnila strokovna sodelavka Zveze svobodnih sindikatov Slovenije za ekonomsko področje, Irena Vidic. 

Potem pa se osredotočite na posamezne postavke oziroma sestavine plače, prikazane na plačilni listi; to so redno delo in dodatki, na primer dodatek za delo ob nedeljah, dodatek za nočno delo, dodatek za delo na praznike in dela proste dneve, dodatek za delovno dobo in ostali dodatki za posebne pogoje dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa ali iz posebnih obremenitev pri delu, neugodnih vplivov okolja in nevarnosti pri delu. Sestavni del plače so tudi dodatki za delovno uspešnost in plačilo za poslovno uspešnost. Poleg tega plačilo za delo sestavljajo tudi nadomestila plače, to so denimo nadomestilo za praznik in dela proste dneve, nadomestilo za bolniško odsotnost in nadomestilo za letni dopust.

Izračun urne postavke osnovne plače

Kot pojasnjuje Vidiceva, se v praksi uporabljajo različni sistemi za izračun osnovne urne postavke. "Lahko se jo izračuna na podlagi povprečnega števila mesečno oddelanih ur, to je 174 ur. Na ta način je urna postavka vsak mesec enaka, ne glede na dejansko število mesečnih ur," je razložila. Pri drugemu načinu pa se uporablja mesečno število ur, kar pomeni, da bo urna postavka osnovne plača vsak mesec nekoliko drugačna. 

Nekatere plačilne liste imajo poleg osnovne bruto plače  izpisano tudi osnovno urno postavko osnovne plače, a ne vse. Kako torej izračunati osnovno urno postavko, v primeru, da ta ni izpisana? Za primer bomo vzeli osnovno bruto plačo 1500 evrov in mesečno število ur, to je 160 ur. Urno postavko osnovne plače dobimo tako, da osnovno bruto plačo 1.500 eur delimo s 160 mesečnimi urami. Osnovna urna postavka v tem primeru znaša 9,375 evra. 

Dodatki

Potem se lotite dodatkov. Najprej preverite, če so pravilo zapisani odstotki dodatkov. "Zlasti če je določena kolektivna pogodba dejavnosti, ki določa odstotke. Preverite, če podjetje upošteva te odstotke in ne nižjih," pravi Vidiceva. Glede na Zakon o delovnih razmerjih (ZDR) morajo biti določeni dodatki za nedeljsko, nočno in praznično delo. 

"Če obstajajo tudi drugi dodatki za posebne pogoje dela ali dodatki za obremenitve pri delu, pa običajno kolektivne pogodbe dejavnosti ne določajo odstotkov, ampak le, da dodatki morajo biti, višina pa se določi na podjetniški ravni," je povedala in dodala, da lahko podjetniške kolektivne pogodbe glede na specifiko dela določijo še svoje dodatne dodatke za posebne pogoje dela. "Na primer za tiste, ki delajo na terenu. Nekateri dobijo dodatke glede na vremenske razmere. Dobijo na primer izplačan dodatek, če je temperatura pod določeno mejo," pravi. 

Preverite, kakšna višina dodatkov vam v skladu s kolektivno pogodbo dejavnosti, podjetniško kolektivno pogodbo, internimi akti delodajalca oziroma pogodbo o zaposlitvi pripada. "Zlasti če je določena kolektivna pogodba dejavnosti, ki določa višino posameznih dodatkov (npr. v odstotkih). Preverite, če podjetje upošteva te višine dodatkov in ne nižjih, saj se na podjetniški ravni lahko določijo le enake ali višje pravice za delavca," pravi Vidiceva. Glede na Zakon o delovnih razmerjih delavcu pripadajo dodatki za delo v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa: to so dodatek za nedeljsko, nočno in praznično delo ter nadurno delo. Višina naštetih dodatkov se določi s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti. 

"Kolektivne pogodbe dejavnosti poleg dodatkov, ki jih določa Zakon o delovnih razmerjih, lahko določajo tudi druge dodatke, ki izhajajo iz posebnih pogojev dela in razporeditve delovnega časa. Višina teh dodatkov pa se običajno določi na podjetniški ravni," je povedala in dodala, da lahko podjetniške kolektivne pogodbe glede na specifiko dela v posamezni dejavnosti določijo še svoje dodatne dodatke za posebne pogoje dela in njihovo višino. "Na primer tisti, ki delajo na terenu. Nekateri dobijo dodatke glede na vremenske razmere. Dobijo na primer izplačan dodatek, če je temperatura pod določeno mejo," pravi. 

- Dodatek za delo ob nedeljah in nočno delo

Če so višine dodatkov oziroma odstotki na plačilni listi zapisani pravilno, lahko preverite, če so tudi zneski preračunani pravilno. Osnova za obračun dodatkov je osnovna bruto plača zaposlenega oziroma urna postavka osnovne plače. "Posamezni dodatki pa se obračunajo za čas, ko je delavec delal v posebnih pogojih, za katere mu dodatek pripada," pravi Vidiceva. 

Pomagajmo si s primerom, da smo na primer 16 ur v mesecu opravili na nedeljo, za delo ob nedeljah pa nam pripada 50-odstotni dodatek. Dodatno bomo torej dobili plačanih 50 odstotkov od osnovne urne postavke za 16 ur dela na nedelje.  

Za oddelanih 16 ur ob nedeljah bi morali prejeti 75 evrov, kar je pravilno izračunano tudi v obračunu plače. 

Po enakem postopku lahko izračunamo tudi dodatek za nočno delo. Osnovno urno postavko  množimo z odstotkom dodatka in ga pomnožimo s številom oddelanih ur nočnega dela. 

- Nadomestilo za praznik in dopust

Nadomestila plače (za praznik, dela proste dneve, letni dopust, odsotnosti zaradi poškodbe pri delu) določa ZDR, osnova za obračun nadomestila plače pa je torej povprečje mesečne plače za polni delovni čas iz zadnjih treh mesecev. "Urna postavka za nadomestila za praznik in letni dopust je načeloma vedno višja od urne postavke osnovne plače, prav zato, ker so v urno postavko preteklih treh bruto plač poleg rednega dela oziroma osnovne plače vključeni tudi vsi dodatki," je povedala Vidiceva. 

"Prvi znak, da bi bilo nadomestilo lahko narobe obračunano, je prav to, da je urna postavka za omenjena nadomestila nižja ali enaka postavki osnovne plače in ne upošteva podlage za obračun nadomestil, kot jih določa ZDR," je pojasnila. 

Kako lahko zadevo preverimo? Pripravimo si plačilne liste zadnjih treh plač in ugotovimo bruto plače posameznega meseca. V posameznem mesecu upoštevamo znesek bruto plače, to je redno delo in vsi dodatki, brez nadomestil, ter ure rednega dela. 

Ko izračunamo bruto plačo za vse tri mesece posebej, jih nato seštejemo in znesek delimo s tri (tako dobimo povprečje vseh treh mesecev). Nato seštejemo tudi oddelane ure vseh treh mesecev in jih prav tako delimo s tri (da dobimo povprečje vseh treh mesecev). Povprečno bruto plačo delimo s povprečnim številom ur in tako dobimo novo osnovo oziroma urno postavko za izračun nadomestila. Osnovo nato pomnožimo s številom ur denimo dopusta in dobimo bruto izplačila. 

- Dodatek za delovno dobo

Preverite, kakšen je vaš dodatek za delovno dobo na leto in število let delovne dobe, ki jo imate. Delavcu dodatek za delovno dobo pripada po ZDR, zato tega dodatka ni mogoče odpraviti. Višino tega dodatka se določi v kolektivni pogodbi dejavnosti. "Če s kolektivno pogodbo dejavnosti ni določeno drugače ali v primeru, da delodajalca ne zavezuje nobena kolektivna pogodba dejavnosti, velja, da delavcu pripada dodatek za delovno dobo najmanj v višini 0,5 odstotka od osnovne plače za vsako leto izpolnjene delovne dobe," pojasnjuje strokovnjakinja. 

Na podjetniški ravni s podjetniško kolektivno pogodbo ali internimi akti podjetja se dodatek na delovno dobo lahko določi le bolj ugodno za delavca, kot to določa kolektivna pogodba dejavnosti ali ZDR. Poleg dodatka na delovno dobo nekatere kolektivne pogodbe predvsem na podjetniški ravni določajo, da delavcu pripada tudi dodatek za stalnost pri delodajalcu.

Kot pravi, so kolektivne pogodbe dejavnosti sicer lahko drugače urejene, tudi manj ugodno za delavca v primerjavi z ZDR. Javni sektor ima dodatek za delovno dobo določen pri 0,33 odstotka. "Dodatek za delovno dobo je lahko na primer določen tudi samo za zadnjega delodajalca, ne nujno za prejšnje delodajalce oziroma skupno delovno dobo," pravi strokovnjakinja. 

Dodatek je torej povsem odvisen od kolektivne pogodbe dejavnosti. "Nekatera podjetja pa poleg dodatka za delovno dobo določajo še dodatek za stalnost. Gre za določene odstotke za čas zaposlitve pri zadnjem delodajalcu," je razložila sogovornica in kot primer navedla komunalno dejavnost. 

- Nadomestilo za bolniško odsotnost

V ZDR je zapisano, da v primeru odsotnosti z dela delavca zaradi bolezni ali poškodbe, ki ni povezana z delom, znaša višina nadomestila plače delavcu, ki bremeni delodajalca, 80 odstotkov plače delavca v preteklem mesecu za polni delovni čas. "Osnova je bruto plača preteklega meseca, se pravi osnovna plača in vsi pripadajoči dodatki in ne zgolj osnovna plača. Višina prejetega nadomestila pa ne sme biti višja od prejemka, ki bi ga zaposleni dobil, če bi delal," pravi Vidiceva. 

Delodajalec sicer nadomestilo plače zaradi bolezni delavca izplačuje do 20 delovnih dni, če delavec ne more delati zaradi poklicne bolezni ali poškodbe pri delu, pa do 30 dni za vsako posamezno odsotnost z dela. 

V času daljše odsotnosti z dela izplača delodajalec nadomestilo plače v breme zdravstvenega zavarovanja. "Tu je tudi drugačna osnova, tu se šteje povprečje 12 bruto plač in nadomestil delovnega leta pred začetkom odsotnosti," je povedala in razložila, da ta osnova v primeru dolgotrajne odsotnosti z dela lahko tudi več let ostaja enaka. Šele po dveh letih se osnova sicer lahko spremeni. Uskladi se enkrat letno, in sicer 1. marca z rastjo cen življenjskih potrebščin v preteklem letu po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije (SURS).

Prav zaradi tovrstnega obračuna osnove nadomestila se na sindikat pogosto obračajo zaposleni, ki so na dolgotrajni bolniški in minimalni plači. "Če so na bolniški že tri leta, vmes pa se je minimalna plača spremenila, ne bodo prejemali 80 odstotkov nove minimalne plače, pač pa na primer 80 odstotkov minimalne plače, ki so jo prejemali leto pred nastankom odsotnosti," je pojasnila. Osnova za nadomestilo se ne uskladi z novo minimalno plačo, pač pa, kot omenjeno zgoraj, zgolj z rastjo cen življenjskih potrebščin.

- Dodatek do minimalne plače

"Še ena napaka, ki se pojavlja, je v primerih minimalne plače. Če je osnovna plača nižja od minimalne plače, torej v letošnjem letu nižja od 1.203,36 evra, potem je treba obračunati dodatek do minimalne plače," pravi Vidiceva. Vsi dodatki (tudi delovna uspešnost, poslovna uspešnost ...) se obračunajo in prištejejo nad minimalno plačo. "Če imaš osnovno plačo 1000 evrov, moraš imeti najprej obračunan dodatek do minimalne plače v višini 203,36 evra in potem prištete vse dodatke, ki se obračunavajo na podlagi 1000 evrov osnovne plače," je pojasnila za primer polnega delovnega časa. 

"Napaka se začne pojavljati pri obračunih, kadar so zaposleni na dopustu ali pa bolniški odsotnosti in imajo posledično manj ur rednega dela. V tem primeru se mora preračunati dodatek do minimalne plače glede na sorazmerni del minimalne plače za ure opravljenega dela. Pri pravilnem izračunu dodatka do minimalne plače je treba izračunati urno postavko iz minimalne plače," razlaga Vidiceva. 

To storimo tako, da minimalno plačo (1203,36 evra) delimo s številom ur za polni delovni čas, v našem primeru znaša mesečno število ur za polni delovni čas 160 ur. Urna postavka minimalne plače pa tako znaša 7,521 evra. To urno postavko nato primerjamo z urno postavko osnovne plače. Osnovno plačo (v našem primeru 1000 evrov) delimo s številom opravljenih ur (160) in dobimo urno postavko osnove plače 6,25 evra. 

Razliko med njima (1,271 evra) nato množimo s številom ur opravljenega rednega dela. Recimo, da je zaposleni opravil 80 ur rednega dela in koristil 80 ur dopusta. Dodatek do minimalne plače mora tako znašati: 101,68 evra. 

- Obračun nadurnega dela

Pogoste napake se pojavljajo tudi v povezavi z obračunom nadurnega dela. Namen nadurnega dela je, da je plačano več kot pa delo v rednem delovnem času. "Najpogostejša napaka pri obračunih je ta, da se obračuna za nadure zgolj v višini osnovne plače in doda zgolj dodatek za nadurno delo. Za čas nadurnega dela pa je potrebno poleg osnovne plače obračunati tudi vse pripadajoče dodatke (tako kot za delo v rednem delovnem času), poleg tega pa tudi dodatek za nadurno delo," je pojasnila Vidiceva.

Prevoz in malica

Zakon o delovnih razmerjih določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela ter povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Zneski povračil stroškov v zvezi z delom se določijo v kolektivnih pogodbah dejavnosti in predstavljajo minimum povračil, na podjetniški ravni pa se lahko določijo bolj ugodno. Zneski povračil se med kolektivnimi pogodbami razlikujejo. Zakon o delovnih razmerjih določa, da če višina povračila stroškov v zvezi z delom ni določena s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti, se določi s podzakonskim aktom ali na podjetniški ravni.

Kot pravi Vidiceva, se v tem delu obračuna napake pojavljajo redkeje kot pri obračunu posameznih sestavin plače. "Pogosto se pri zaposlenih pojavi vprašanje in dilema, kakšno povračilo stroškov za prevoz na delo in z dela jim pripada ali v višini javnega prevoza ali v višini povrnjene kilometrine," je povedala. Kako je zadeva urejena v vašem podjetju, lahko pogledate v kolektivni pogodbi in internih aktih delodajalca. 

V primeru, da javni prevoz ni dobro urejen oziroma ni na voljo ob posameznih urah, lahko zaposlenemu na podlagi kolektivne pogodbe in internih aktov delodajalca pripada izplačilo v višini kilometrine. "Tu običajno nastanejo težave z dokazovanjem tega, da nisi imel možnosti koriščenja javnega prevoza," je pojasnila. 

V zasebnem sektorju je povračilo za malico odvisno od kolektivne pogodbe na ravni dejavnosti. V kolikor kolektivne pogodbe dejavnosti ni, pa se  uredi s podzakonskim aktom ali pa internim pravilnikom delodajalca. Sicer pa je lahko od septembra 2022 povračilo stroškov za prehrano višje, saj je prišlo do spremembe uredbe, ki določa neobdavčene zneske posameznih povračil. Povračilo za malico je od takrat neobdavčeno do višine 7,96 evra na dan, prej je ta znesek znašal 6,12 evra.  

1. januarja letos se je sicer povišalo tudi povračilo za malico v javnem sektorju. Javni uslužbenci in funkcionarji naj bi tako do 30. junija prejemali 6,6 evra na dan. 

Prispevki in davki delavca in delodajalca

Na obračunu boste našli še obračun prispevkov za socialno varnost in obračun dohodnine. "Za delavca v višini 22 odstotkov, za delodajalca pa v višini 16 odstotkov," je povedala sogovornica. Tudi v tem delu napake niso pogoste. "Čeprav delodajalec v obračun plač zapiše, kakšne zneske naj bi plačal, to še ni zagotovilo, da jih tudi zares je. Ali so vaši prispevki resnično plačani, lahko preverite na ZZZS ali ZPIZ," je še svetovala strokovna delavka. 

"Včasih do napake pride v primeru, ko delodajalci ne upoštevajo minimalne osnove za plačilo prispevkov, ki znaša 60 odstotkov povprečne bruto plače za preteklo leto, ampak obračunajo kar od dejanskega bruto zneska, ki ga je imel zaposleni," je še povedala.